KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1. Amaç

Bu politikanın amacı; Coşar Bilişim Tekstil San.Tic Ltd.Şti’nin (bundan böyle HamileÇarşı olarak anılacaktır) yürütmekte olduğu ticari faaliyetler sırasında çeşitli kaynaklardan elde etmiş olduğu kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, GDPR ve diğer yasal gereksinimleri karşılayacak şekilde hukuka uygun bir biçimde işlenmesi ve korunmasına yönelik idari ve teknik tedbirler hakkında açıklamada bulunmak; böylece mevcut müşterilerimize, potansiyel müşterilerimize, web sitesi ziyaretçilerimize, çalışan şirket personeline, şirket ortaklarına, şirket yetkililerine ve üçüncü taraflara başta olmak üzere gerçek ve tüzel kişilere Şirketimizdeki KVK süreçleri hakkında bilgi vermektir.

2. Kapsam

HamileÇarşı’nin ticari faaliyetlerini yürüttüğü tüm fiziksel lokasyonlar ve dijital ortamlar olmak üzere müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerini kapsamaktadır.

Fiziksel Lokasyonlar

1- HamileÇarşı Merkez Ofisi: Sururi mah Tarakçı Cafer Sok Fikrioğlu İş Hanı No:19 D:213 Yeşildirek-Fatih- Istanbul

2- HamileÇarşı İstanbul Ofisi: Sururi mah Tarakçı Cafer Sok Fikrioğlu İş Hanı No:19 D:213 Yeşildirek-Fatih- Istanbul 

Dijital Ortamlar: HamileÇarşı  varlık envanterinde yer alan dijital ortamlar dahil olmak üzere; 

1- HamileÇarşı.com

2- Yerel sunucular

3- Bulut ortam sunucuları

4- Kullanıcı bilgisayarları

5- Veri barındırma ve taşıma ortamları

3. Terimler ve Tarifler

4. Yasal Dayanak

İş bu politika, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bağlantılı yasal düzenlemeler ve Avrupa Birliği Veri Koruma Yönergesi (EU General Data Protection Regulation – GDPR) gereksinimlerini yerine getirmek maksadıyla hazırlanmıştır. İlgili Kanun ve yönetmeliklerde meydana gelecek değişiklikler yada düzenlemeler karşısında HamileÇarşı tüm değişiklikleri benimseyecek ve gerekli iyileştirme çalışmalarını en kısa sürede tamamlayacaktır.

5. Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Usul ve Esaslar

5.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin ilkeler

HamileÇarşı kişisel verileri KVKK ve ilgili diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemektedir. Bu çerçevede, HamileÇarşı tarafından kişisel veriler işlenirken KVKK’da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum sağlamaktadır.

● Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma; bu ilke uyarınca, HamileÇarşı’nin veri işleme süreçleri başta Anayasa ve KVKK olmak üzere ilgili tüm mevzuat ile dürüstlük kurallarının gerektirdiği sınırlar içinde kalınarak yürütülmektedir.

● Doğru ve gerektiğinde güncek olma; HamileÇarşı tarafından işlenen kişisel verilerin doğru ve güncel duruma uygun olması için gerekli tedbirler alınmakta ve işlenmekte olan verilerin gerçek durumu yansıtmasını sağlamak amacıyla bilgilendirmeler de bulunularak veri sahiplerine gerekli imkânları tanınmaktadır.

● Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme; HamileÇarşı yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup; bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Bu kapsamda, HamileÇarşı.com yalnızca veri sahipleriyle kurulan iş ilişkisi ile bağlantılı olarak ve bunlar açısından gerekli olması halinde kişisel veri işlenmektedir.

● İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ; Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

● İlgili mevzuatta öngörülen veya ilendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme; Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirketimiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.

5.2. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

HamileÇarşı, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

5.2.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Hukuka Aykırı Erişimleri Engellemek İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

5.2.1.1. Teknik Tedbirler

a. Teknolojideki gelişmelere uygun teknik tedbirler alınmakta olup, alınan önlemler peryodik olarak güncellenmektedir.

b. Virüs koruma, Dışarıdan yapılan saldırılar, Sistem yavaşlatma saldırıları, Ele geçirme saldırıları gibi sisteme zarar verebilecek saldırılara karşı gerekli güvenlik duvarları, engelleyici donanımlar ve yazılımlar kullanılmaktadır.

c. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

d. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

e. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin (yetki matrisi vb) oluşturulmasını sağlar.

f. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.

g. Fiziksel alanlarına giriş çıkışlar güvenlik kamera sistemleri ile izlenmektedir.

h. Kritik veri işleme alanlarında parmak okuma sistemleri ve kart okuyucu sistemler kurulmuştur.

i. TS/ISO  27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemleri Güvenlik standartlarından faydalanılmaktadır.  

j. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

k. Dijital ortamlardan elde edilen verileri işlemek için sadece yetkili kişiler belirlendi, sadece yetkili kişilerin verilere erişimi ve işlemesi sağlandı.

l. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

m. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

n. 5651 İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki Kanun usul ve esasları çerçevesinde gerekli log kayıtları tutulmaktadır.

o. Kullanılmakta olan tüm bilişim sistemlerimiz Sızma Testleri, Zafiyet Testleri düzenli olarak yapılmakta olup çıkan riskli konulara ilişkin iyileştirme çalışmalarımız ivedilikle yapılmaktadır.

5.2.1.2. İdari Tedbirler

a. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

b. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

c. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

d. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.

e. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

f. HamileÇarşı olarak çalışılan tüm tedarikçilerimizle, Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında gerekli olan tüm yasal iş sözleşmelerini, ek taahhütnameleri ve Bilgi Güvenliği Kapsamında Gizlilik Sözleşmeleri hazırlanarak imzalanması prensibiyle hareket edilir.

g. Yurt dışına veri paylaşımı yaptığımız şirketlerle şirket bazında tüm yasal gereksinimleri kapsayan iş sözleşmeleri, taahhütnameler ve gizlilik sözleşmeleri hazırlanarak imzalanması prensibiyle hareket edilir.

h. HamileÇarşı çalışan personelleri veya HamileÇarşı’nin hizmet aldığı tedarikçilere ait 3. taraflarla da iş sözleşmesi, taahhütnameler ve gizlilik sözleşmeleri hazırlanarak imzalanması prensibiyle hareket edilir.

i. Müşterilerimizden gelen taleplerin karşılanması, KVKK kapsamında geçerli olan yasal süreler içerisinde işlem yapabilecek ve başvuru sahibine dönüş yapabilmeyi sağlayacak sürecin oluşturulması sağlanmıştır.

j. HamileÇarşı çatısı altında faaliyet gösteren tüm birimlere ait süreçler belirlenmiş bu süreçlerin risk değerlendirmeleri yapılarak gerekli idari ve teknik tedbirler alınmıştır.

k. Çalışanlar, kişisel verilerin hukuka aykırı bir şekilde erişimlerini engellenmesi yönünde gerekli eğitimler verilmektedir.

l. Fiziksel ortamda yer alan kişisel veri barındıran evrak ve dokümanların imhası ve yok edilmesi için kağıt öğütme makinaları kullanılır.

5.3.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Kişisel Verileri Koruması Kanunu Madde 6’da Özel Nitelikli Kişisel Veriler tanımlanmıştır. Bu çerçevede, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek yada sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri ile ilgili, biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilmiştir.

Kurumumuz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen veriler, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin korunmasına yönelik alınan idari ve teknik tedbirlerle korunmaktadır.

5.4. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Amaçlar

Kanun uyarınca kişisel veriler, kural olarak veri sahibinin açık rızası bulunmaksızın işlenememektedir. Bununla birlikte Kanun, 5 ve 6. maddeleri kapsamında kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından açık rıza bulunmaksızın veri işlenebilecek birtakım durumları belirlemiştir.

5. madde uyarınca kişisel veriler;

• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, hallerinde veri sahibinin önceden alınmış açık rızası bulunmasa dahi (gerekli aydınlatmanın yapılmış olması koşuluyla) işlenebilecektir.

İş bu politika dokümanı 6.3 maddesinde Özel nitelikli veriler tanımlanmıştır. Buna göre, özel nitelikli kişisel veriler, veri sahibinden açık rıza alınmış bulunan haller dışında ancak aşağıdaki koşullarda işlenebilecektir:

• Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, kanunlarda öngörülen hâllerde işlenebilecektir.

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilecektir.

5.5. Kişisel Verilerin Paylaşılmasına İlişkin Esaslar

Kurumumuzda işlemeye uygun şekilde, kişisel verilerin üçüncü bir tarafla paylaşılması(aktarılması) veri sahibinin açık rızası alınmadan paylaşılmamaktadır. Ancak KVKK madde 8 de veri işlemeye izin verilen şartlarda veri aktarımı da gerçekleştirilebilmekte olup bu doğrultuda, iş bu politika dokümanı 6.4 madde başlığı altında belirtilen şartların varlığı halinde veri sahibinin rızası bulunmasa dahi kişisel veri veya özel nitelikli kişisel verilerin aktarımı yapılacaktır.

Kanun, kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarımı ile ilgili olarak yurtdışına aktarımı özel koşullara bağlamıştır.

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde veya

• Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;

o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve

o Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda veri sorumlusunun ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile yurtdışına aktarılabilmektedir.

5.6.  Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller  

Kanun’un 28. maddesi uyarınca aşağıdaki durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kanunu şartlarının göz ardı edilebileceği bildirmiştir. Bu bağlamda;

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

6. HamileÇarşı de Veri Konusu Kişi Grupları

KVKK kapsamında HamileÇarşı olarak kişisel veri işleme süreçlerindeki aktörlerimiz, 30 Aralık 2017 tarih ve 30286 sayılı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik çerçevesinde ifade edilen Veri Konusu Kişi Grupları aşağıda tanımlanmıştır.

7. HamileÇarşı de İşlenen Verilerin Kategorileri

HamileÇarşı ticari faaliyetlerini yürütebilmek amacıyla çalışanlarından, müşterilerinden, tedarikçilerinden çeşitli kişisel ve özel nitelikli veriler işlemek maksadıyla, iş bu politika dokümanında belirtilen usul ve esaslara göre toplamaktadır.  

HamileÇarşı aşağıdaki tabloda verilen veri kategorisine göre veri işlemesi yapmaktadır.